BUDGET ACTIVATION: HIỂU ĐÚNG – TÍNH ĐÚNG ĐỂ TRÁNH “VỠ TRẬN” NGAY TỪ PROPOSAL

Ngân sách tổ chức Activation cần được xây dựng dựa trên kế hoạch chi tiết và cụ thể, có sự thay đổi tương đối lớn theo từng yêu cầu khác biệt. Hiểu đúng, tính đúng sẽ giúp bạn lên được chương trình chuẩn chỉnh mà không lo thiếu hay “lố” budget.

Trong thế giới Marketing, nếu “Ý tưởng” (Concept) là linh hồn thì “Ngân sách” (Budget) chính là mạch máu nuôi dưỡng mọi hoạt động. Đặc biệt đối với Activation – một hình thức quảng cáo tương tác trực tiếp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận thì việc tính toán ngân sách là một thử thách không hề nhỏ.

Nhiều Marketer trẻ hoặc các doanh nghiệp mới thường lầm tưởng rằng Budget Activation có thể tính nhẩm hoặc áp dụng một biểu giá cố định cho mọi quy mô. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc thiếu kinh nghiệm trong hoạch định tài chính thường dẫn đến tình trạng “vỡ trận”: thiếu hụt nhân sự, thiết bị kém chất lượng hoặc phát sinh chi phí khổng lồ vào giờ chót.

Hãy cùng Sixth Sense Media điểm lại 3 sai lầm kinh điển và cách thiết lập ngân sách Activation chuẩn chuyên gia ngay sau đây.

1. Activation không phải một hạng mục đơn lẻ – Đó là tổng hòa của nhiều cấu phần

Sai lầm lớn nhất của người làm Proposal là nhìn nhận Activation như một dịch vụ trọn gói có sẵn. Thực tế, một chiến dịch Activation dù quy mô chỉ là một gian hàng nhỏ trong siêu thị hay một sự kiện hoành tráng tại không gian công cộng, đều là sự lắp ghép của nhiều “mảnh ghép” chi phí. Cụ thể bao gồm:

Chi phí sáng tạo và Chiến lược

Đừng quên rằng để có một hành trình trải nghiệm khách hàng mượt mà, bạn cần chi phí cho Concept, thiết kế 3D, kịch bản tương tác và kế hoạch vận hành. Đây là “chất xám” quyết định sự thành bại của chiến dịch.

Chi phí Sản xuất

Bao gồm thi công Booth, POSM (Standee, Leaflet), vật liệu trang trí, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị kỹ thuật. Sự chênh lệch giữa chất liệu gỗ, nhựa TPE hay kim loại sẽ làm thay đổi ngân sách đáng kể.

Mặt bằng và Giấy phép

Tùy thuộc vào vị trí (TTTM, Sân bay, Công viên, trường học hay địa điểm công cộng ngoài trời) mà phí thuê địa điểm sẽ khác nhau. Bên cạnh đó, các chi phí pháp lý như giấy phép quảng cáo, phí an ninh, phí điện nước cũng cần được liệt kê chi tiết.

Nhân sự vận hành

Đây thường là hạng mục biến động nhất. Ngân sách bao gồm: phí thuê PG/PB, người quản lý Onsite (Sup), thù lao đào tạo (Training), trang phục và cả chi phí ăn uống, di chuyển cho nhân sự.

Hậu cần và Dự phòng

Vận chuyển, lắp đặt xuyên đêm (Overtime), lưu kho… và đặc biệt là khoản dự phòng rủi ro (thường là 5-10% tổng ngân sách). Đây là “tấm lưới an toàn” cho các tình huống phát sinh ngoài ý muốn như thời tiết, hỏng hóc thiết bị.

=> Thiếu bất kỳ mảnh ghép nào, trải nghiệm của khách hàng sẽ bị gián đoạn. Một Proposal chuyên nghiệp từ Sixth Sense Media luôn bóc tách từng hạng mục này để khách hàng có cái nhìn minh bạch nhất.

2. Không thể báo giá chính xác khi chưa có kế hoạch triển khai chi tiết

“Tổ chức Activation giá bao nhiêu?” là câu hỏi mà Sixth Sense Media thường nhận được ngay từ cuộc gọi đầu tiên. Tuy nhiên, câu trả lời thực tế luôn là: “Tùy thuộc vào kế hoạch triển khai của bạn”.

Activation là loại hình dự án yêu cầu tính toán chính xác tuyệt đối. Ngân sách sẽ biến động mạnh dựa trên các biến số:

• Kích thước và Vật liệu: Một Booth 2x2m bằng Formex sẽ có giá rất khác một gian hàng trải nghiệm công nghệ cao 5x5m bằng kính cường lực và màn hình LED.
• Thời gian vận hành: Chạy 3 ngày cuối tuần hay chạy xuyên suốt 1 tháng? Chi phí nhân sự và thuê mặt bằng sẽ lũy tiến theo thời gian.
• Địa điểm thực hiện: Triển khai tại một điểm duy nhất hay chạy chuỗi tại 10 tỉnh thành khác nhau? Chi phí vận chuyển và quản lý từ xa sẽ là một bài toán khó.

Lý do một Proposal đúng chuẩn cần đi kèm kế hoạch chi tiết:

• Brief rõ ràng: Giúp Agency hiểu đúng quy mô nhãn hàng mong muốn.
• Mục tiêu đo lường được (KPI): Ngân sách sẽ tập trung vào việc thu thập Data khách hàng hay phát sampling dùng thử?
• Timeline khả thi: Tránh các chi phí “hỏa tốc” đắt đỏ do thi công gấp rút.

3. Tối ưu ngân sách: Phân bổ thông minh thay vì cắt giảm mù quáng

Khi ngân sách bị giới hạn, phản ứng tự nhiên của nhiều nhãn hàng là “cắt giảm”. Tuy nhiên, cắt giảm không đúng chỗ sẽ khiến chiến dịch trở nên “loãng”, kém chuyên nghiệp và khó đạt KPI.

Tối ưu ngân sách chạy Activation theo chuẩn Sixth Sense Media là sự phân bổ thông minh dựa trên các nguyên tắc:

Lựa chọn vật liệu phù hợp nhưng an toàn

Thay vì chọn loại gỗ đắt nhất, có thể dùng vật liệu thay thế có hiệu ứng thị giác tương đương nhưng trọng lượng nhẹ hơn để giảm chi phí vận chuyển và thi công, miễn là vẫn đảm bảo an toàn cho khách tham quan.

Tối ưu nhân sự dựa trên lưu lượng thực tế

Thay vì thuê 10 PG trực suốt cả ngày, hãy phân bổ theo khung giờ vàng. Tăng cường nhân sự vào giờ cao điểm và giảm bớt vào các khung giờ thấp điểm để tiết kiệm thù lao.

Tập trung vào “Điểm chạm đắt giá”

Nếu ngân sách hẹp, hãy đầu tư mạnh vào phần quan trọng nhất của hành trình trải nghiệm – nơi khách hàng tương tác trực tiếp với sản phẩm, và giản lược các phần trang trí phụ trợ xung quanh.

Kết luận

Làm Activation không khó, quan trọng là “Tính đúng”! Bạn cần xác định rõ rằng làm Activation không chỉ là trang trí một cái Booth đẹp. Khó nhất là việc kiểm soát tài chính để tránh những lỗi “chết người” thường gặp: độn chi phí ẩn, thiếu nhân sự dự phòng, vật liệu thi công không khớp với bản vẽ 3D, hay tệ hơn là chậm tiến độ dẫn đến phạt từ ban quản lý mặt bằng.

Một chiến dịch Activation thành công không nhất thiết phải là chiến dịch rẻ nhất, mà phải là chiến dịch được hoạch định đúng và minh bạch ngay từ bước Proposal!

Sixth Sense Media – Đơn vị tổ chức Activation chuyên nghiệp, trọn gói, tiết kiệm

Với hơn 16 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm nhãn hàng đa lĩnh vực, Sixth Sense Media hiểu rằng niềm tin của khách hàng đến từ sự chuyên nghiệp và minh bạch trong từng con số.

Ở dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp, chúng tôi hỗ trợ khách hàng:

• Xây dựng kế hoạch thực thi (Execution Plan): Chi tiết đến từng phút, từng vị trí.
• Ước tính ngân sách chính xác: Bóc tách rành mạch các hạng mục, không phát sinh chi phí ẩn.
• Quản lý vận hành: Đội ngũ Sup giàu kinh nghiệm đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như cam kết trong Proposal.
• Tối ưu hóa tài nguyên: Tư vấn vật liệu và nhân sự sao cho đạt hiệu quả cao nhất trên mức đầu tư của khách hàng.
• Triển khai trọn gói: Từ xin giấy phép, thiết kế, thi công đến vận hành, bảo hành toàn bộ dự án đều có nhân sự chuyên nghiệp từ SSM lo liệu!

Nếu bạn đang chuẩn bị một bản Brief hoặc cần rà soát lại Budget cho chiến dịch Activation sắp tới, hãy để chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn!

Liên hệ Sixth Sense Media ngay hôm nay để nhận tư vấn và báo giá Activation tối ưu nhất!

Công ty CP Truyền thông quảng cáo ngoài trời – SIXTH SENSE MEDIA

VP Hà Nội:

Địa chỉ: Tầng 3, số 6 Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Tel: (0243) 237 3692

Hotline: 0982 513 898

VP Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh, P.12, Q.10, TPHCM

Tel: (08) 88 589 489

Hotline: 0934 519 516

Email: contact@ssm.vn