Xin Giấy Phép Roadshow 2026: Thủ Tục Và Hồ Sơ Tổ Chức Chạy Roadshow

admin • 24/08/2026

Xin giấy phép roadshow cần chuẩn bị những hồ sơ gì, nộp ở đâu và tuân thủ các mốc pháp lý mới nhất như thế nào? Sixth Sense Media xin tổng hợp hướng dẫn chi tiết từ A–Z trong bài viết dưới đây. Sixth Sense Media cung cấp dịch vụ tổ chức roadshow trọn gói với bề dày kinh nghiệm hàng trăm dự án được triển khai. SSM nắm rõ và biết cách chạy roadshow hiệu quả, đơn giản hóa thủ tục mà vẫn đảm bảo chuẩn pháp lý 100% cho doanh nghiệp!

Chạy Roadshow Có Phải Xin Giấy Phép Không?

Có. Theo quy định pháp luật hiện hành, chạy roadshow có phải xin phép dưới hình thức “Thông báo đoàn người thực hiện quảng cáo” hoặc thông báo phương tiện giao thông thực hiện quảng cáo ngoài trời. Việc tự ý tổ chức roadshow khi chưa thông báo hoặc chưa được cơ quan thẩm quyền chấp thuận sẽ bị lực lượng chức năng lập biên bản đình chỉ, xử phạt hành chính và thu giữ phương tiện quảng cáo.

Tất cả hình thức chạy roadshow trên mọi loại phương tiện từ xe đạp, xe máy đến các loại xe ô tô, xe bus 2 tầng đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan quản lý Nhà nước trước khi vận hành chiến dịch.

Tất cả các loại phương tiện tham gia chạy roadshow đều phải xin phép (Ảnh: Dự án SSM)

Xin Giấy Phép Chạy Roadshow Ở Đâu? Cơ Quan Nào Cấp Phép Tổ Chức Roadshow?

Thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin giấy phép tổ chức chạy roadshow thuộc về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (hoặc Sở Văn hóa và Thể thao) tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến tổ chức sự kiện.

• Trường hợp roadshow diễn ra tại 1 tỉnh/thành phố: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch của địa phương đó.
• Trường hợp roadshow liên tỉnh (diễn ra tại nhiều tỉnh/thành phố): Doanh nghiệp bắt buộc phải gửi hồ sơ xin giấy phép chạy roadshow đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch của từng tỉnh/thành phố nằm trong hành trình di chuyển của đoàn xe.

Quy Định Pháp Lý Về Xin Giấy Phép Roadshow Mới Nhất

Quy định về xin giấy phép roadshow được xây dựng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực thi hành sau đây:

Luật Quảng Cáo 2012 Và Luật Sửa Đổi 75/2025/QH15

Luật Quảng cáo số 16/2012/QH13 quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân khi thực hiện quảng cáo ngoài trời. Đặc biệt, Luật sửa đổi 75/2025/QH15 chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026 đã chuẩn hóa Điều 36 về “Thông báo đoàn người thực hiện quảng cáo”, quy định rõ trách nhiệm minh bạch tuyến đường, thời gian và số lượng phương tiện tham gia roadshow.

Nghị Định 342/2025/NĐ-CP

Chính phủ ban hành Nghị định 342/2025/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ 15/02/2026) quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo. Văn bản này đóng vai trò hướng dẫn chi tiết quy chuẩn kiểm soát nội dung maquet, tính an toàn trật tự giao thông và quy trình làm việc giữa doanh nghiệp với cơ quan quản lý.

Thông Tư 12/2026/TT-BVHTTDL

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL quy định các biểu mẫu hành chính trong lĩnh vực quảng cáo. Đây là nguồn văn bản đặc biệt quan trọng cung cấp mẫu văn bản thông báo chuẩn và danh mục tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thông báo đoàn người thực hiện quảng cáo.

Tuân thủ tuyệt đối các quy định của Pháp luật khi tổ chức roadshow (Ảnh: Internet)

Hồ Sơ Thông Báo Tổ Chức Roadshow Bao Gồm Những Gì?

Bộ hồ sơ đầy đủ chuẩn thủ tục xin giấy phép chạy roadshow hiện hành sẽ bao gồm:

Văn Bản Thông Báo Theo Mẫu Số 03

Văn bản thông báo thực hiện quảng cáo do đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu. Nội dung phải nêu rõ: tên chương trình, hình thức roadshow (đi bộ, xe đạp, xe máy, ô tô, bus 2 tầng…), số lượng người/phương tiện tham gia, lộ trình di chuyển chi tiết, thời gian và địa điểm thực hiện.

Maquette, Kịch Bản Hoặc Tài Liệu Thể Hiện Nội Dung Quảng Cáo

•  Bản in màu maquette: Thể hiện rõ hình ảnh, chữ viết, logo, slogan sẽ dán trên xe hoặc in trên đồng phục, trang phục của đoàn roadshow.
•  Kịch bản chương trình: Mô tả chi tiết hoạt động của đoàn (chỉ di chuyển hay có dừng lại phát sampling, tổ chức minigame tại các điểm dừng).

Giấy Tờ Chứng Minh Điều Kiện Quảng Cáo

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức/nhãn hàng.
• Giấy tờ chứng minh chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo quy định (Giấy phép lưu hành sản phẩm, Giấy xác nhận nội dung quảng cáo đối với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dược phẩm…).
• Giấy đăng ký xe (Cà vẹt), Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật của toàn bộ phương tiện tham gia roadshow.
• Hợp đồng thuê xe/hợp đồng hợp tác (nếu phương tiện đi thuê).

Mẫu Đơn Xin Phép Chạy Roadshow 2026

Mẫu đơn xin phép chạy roadshow được soạn thảo theo phom chuẩn sẽ giúp bộ hồ sơ được xét duyệt nhanh hơn. Mời doanh nghiệp tham khảo theo mẫu dưới đây:

Hồ Sơ Tổ Chức Chạy Roadshow Nộp Ở Đâu?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức nộp hồ sơ xin giấy phép roadshow:

1.     Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh/thành phố sở tại.
2.     Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi phát chuyển nhanh hồ sơ giấy đến địa chỉ tiếp nhận của Sở.
3.     Nộp trực tuyến (Online): Thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi tổ chức.

Quy Trình Làm Thủ Tục Xin Giấy Phép Chạy Roadshow Theo Quy Định Mới

Để đảm bảo chiến diễn ra đúng tiến độ, quy trình làm thủ tục xin giấy phép chạy roadshow cần tuân thủ 5 bước chuẩn sau:

Bước 1: Xác Định Hình Thức, Thời Gian Và Tuyến Roadshow

Doanh nghiệp xác định số lượng phương tiện, màu sắc maquette, thời gian chạy trong ngày và khảo sát các tuyến đường. Cần khảo sát thực tế để tránh chọn các tuyến đường cấm, tuyến đường đang thi công hoặc khu vực cơ quan hành chính chính trị hạn chế tập trung đông người.

Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ

Chuẩn bị đầy đủ Giấy Đăng ký kinh doanh, Giấy tờ xe, Giấy phép sản phẩm, thiết kế maquette và hoàn thiện Văn bản thông báo theo Mẫu số 03.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ

Gửi hồ sơ đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh/thành phố theo hình thức trực tiếp hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến. Thời gian nộp hồ sơ xin giấy phép roadshow nên trước khi diễn ra tối thiểu 15 ngày.

Bước 4: Theo Dõi Và Xử Lý Yêu Cầu Bổ Sung

Theo dõi phản hồi từ Sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc lộ trình đăng ký bị trùng lặp/gây ùn tắc, doanh nghiệp tiến hành chỉnh sửa, bổ sung giấy tờ theo văn bản hướng dẫn.

Bước 5: Triển Khai Đúng Nội Dung Đã Thông Báo

Sau khi hết thời hạn phản hồi mà Cơ quan quản lý không có văn bản từ chối (hoặc có văn bản chấp thuận), doanh nghiệp tiến hành chạy roadshow. Đội ngũ vận hành bắt buộc mang theo bản sao hồ sơ thông báo đã xác nhận trong suốt quá trình di chuyển.

Thời Gian Xử Lý Hồ Sơ Chạy Roadshow Là Bao Lâu?

Theo quy định pháp luật hiện hành, thời gian xử lý thủ tục xin giấy phép roadshow sẽ có 2 mốc cần lưu tâm:

• Thời gian gửi hồ sơ: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo trước ngày dự kiến triển khai chương trình ít nhất 15 ngày.
• Thời gian phản hồi của cơ quan Nhà nước: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nếu Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch không có văn bản trả lời đồng ý hoặc không đồng ý (nêu rõ lý do) thì doanh nghiệp được quyền thực hiện chương trình roadshow theo đúng nội dung đã thông báo.

Chi Phí, Lệ Phí Làm Thủ Tục Roadshow Xin Giấy Phép Chạy Roadshow

• Lệ phí Nhà nước: Pháp luật hiện hành không thu lệ phí đối với thủ tục tiếp nhận thông báo đoàn người/phương tiện thực hiện quảng cáo.
• Chi phí thực tế: Doanh nghiệp chỉ tốn ngân sách cho khâu chuẩn bị tài liệu (sao y công chứng giấy tờ), chi phí thiết kế, in ấn maquette, thuê phương tiện, nhân sự và chi phí xin phép khảo sát/sử dụng địa điểm dừng chân (nếu roadshow có kết hợp tổ chức sự kiện kích hoạt tại trung tâm thương mại hay công viên).

Lưu Ý Pháp Lý Khi Xin Giấy Phép Roadshow

Để quá trình phê duyệt xin giấy phép roadshow diễn ra suôn sẻ và tránh rủi ro bị đình chỉ chiến dịch giữa chừng, doanh nghiệp cần ghi nhớ 5 lưu ý quan trọng sau:

Xác Định Rõ Hình Thức Tổ Chức Để Có Quy Trình Xin Phép Chuẩn

Nếu chỉ di chuyển quảng cáo trên đường (roadshow thuần túy) thì chỉ cần gửi hồ sơ thông báo lên Sở Văn hóa. Tuy nhiên, nếu chiến dịch có dừng lại phát mẫu thử, nhảy flashmob hay dựng gian hàng tại điểm công cộng, bạn bắt buộc phải làm thêm thủ tục xin phép sử dụng lòng đường, vỉa hè với UBND quận/huyện sở tại. Việc xác định đúng hình thức ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng bộ hồ sơ và gửi đúng cơ quan thẩm quyền.

Nộp Hồ Sơ Đúng Thời Gian Quy Định

Pháp luật quy định hồ sơ thông báo phải gửi đến Sở Văn hóa trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến tổ chức. Doanh nghiệp cần chủ động làm thủ tục sớm để có đủ thời gian giải trình hoặc chỉnh sửa giấy tờ nếu chuyên viên thụ lý yêu cầu, tránh tình trạng đến sát ngày chạy vẫn chưa có văn bản chấp thuận.

Luôn Có Phương Án Dự Phòng (Lộ Trình & Thời Gian)

Các tuyến đường trung tâm hoặc khu vực hành chính chính trị thường bị thắt chặt kiểm duyệt hoặc dễ trùng lặp với các sự kiện của địa phương. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn 2 phương án lộ trình trong hồ sơ để dễ dàng thay thế ngay nếu tuyến đường chính bị Sở từ chối.

Tổ Chức Theo Đúng Nội Dung Đã Xin Phép

Tất cả các chi tiết từ số lượng xe, màu sắc maquette, lộ trình di chuyển cho đến thời gian chạy trong ngày phải khớp 100% với hồ sơ đã thông báo. Mọi sự thay đổi tự phát trên thực địa (như dán thêm logo, tăng số lượng xe, chạy sai tuyến) đều bị tính là vi phạm pháp luật và sẽ bị lực lượng chức năng lập biên bản xử phạt ngay lập tức.

Tìm Đơn Vị Chuyên Nghiệp Hỗ Trợ Thủ Tục

Quy trình làm việc với cơ quan Nhà nước đòi hỏi sự am hiểu sâu về Luật Quảng cáo, Luật Giao thông và quy hoạch truyền thông riêng của từng địa phương. Việc hợp tác với một đơn vị tổ chức roadshow chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hồ sơ, xử lý nhanh các vướng mắc phát sinh và đảm bảo chiến dịch được cấp phép đúng tiến độ.

Dịch Vụ Hỗ Trợ Thủ Tục Và Tổ Chức Roadshow Trọn Gói Tại Sixth Sense Media

Tự mình xin giấy phép roadshow có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, rủi ro bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ hoặc không giải trình được tuyến đường di chuyển với cơ quan quản lý. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong ngành, Sixth Sense Media sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp toàn bộ về:

Sixth Sense Media tổ chức roadshow trọn gói toàn quốc, chuẩn pháp lý 100%! (Ảnh: Dự án SSM)

• Kiểm tra yêu cầu và hình thức Roadshow: Đánh giá tính khả thi của ý tưởng creative, kiểm tra điều kiện pháp lý của sản phẩm/dịch vụ trước khi triển khai.
• Tư vấn lộ trình và thời gian: Tối ưu hóa lộ trình di chuyển qua các tuyến phố có traffic cao, chọn khung giờ vàng để tiếp cận tối đa công chúng mục tiêu mà vẫn đảm bảo được phê duyệt.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thông báo: SSM đại diện doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, làm việc trực tiếp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để hoàn tất thủ tục pháp lý nhanh chóng.
• Thiết kế và sản xuất: In ấn decal chất lượng cao, thi công dán xe, sản xuất vật phẩm quảng cáo theo yêu cầu.
• Điều phối xe và nhân sự: Cung cấp đa dạng chủng loại phương tiện chạy roadshow, đội ngũ PG/PB, SUP,…
• Tổ chức Roadshow: Tổ chức vận hành, luôn có đội SUP đi theo phân luồng, xử lý sự cố giao thông phát sinh trên đường.
• Giám sát và nghiệm thu: Cung cấp báo cáo hình ảnh, video quay chụp toàn bộ chiến dịch cho khách hàng.

Xin giấy phép roadshow khó đã có Sixth Sense Media lo! Liên hệ ngay với SSM để được tư vấn và báo giá dịch vụ nhanh chóng nhất qua Zalo/Hotline: 0934 519 516 hoặc để lại thông tin tại phần “Liên hệ”.